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Der BFH hat mit Urteil vom 14. Juli 2026 – IX R 19/25 klargestellt, dass bei Nutzung des beSt einer Berufsausübungsgesellschaft der einfach signierende Steuerberater und der versendende Steuerberater nicht personenidentisch sein müssen.¹

Wird ein Schriftsatz über das besondere elektronische Steuerberaterpostfach einer Berufsausübungsgesellschaft eingereicht, müssen der einfach signierende Steuerberater und der Steuerberater, der den Versand über das Gesellschaftspostfach veranlasst, nicht dieselbe Person sein (NWB Datenbank).

Eine Steuerberatungsgesellschaft hatte für ihren Mandanten Klage erhoben. Die Klageschrift war von einem Steuerberater der Gesellschaft einfach signiert² worden. Versandt wurde sie jedoch über das beSt der Steuerberatungsgesellschaft durch einen anderen Steuerberater und Geschäftsführer der Gesellschaft.

Das Finanzgericht München hielt dies für formunwirksam. Es verlangte – entsprechend den Anforderungen beim persönlichen beSt eines Steuerberaters – Personenidentität zwischen demjenigen, der den Schriftsatz einfach signiert, und demjenigen, der ihn über den sicheren Übermittlungsweg versendet. Die Klage wurde deshalb als unzulässig abgewiesen (NWB Datenbank).

Der BFH widerspricht nun dieser Auffassung.

Gesellschaftspostfach ist kein persönliches beSt

Entscheidend ist nach Auffassung des IX. Senats der Unterschied zwischen dem persönlichen beSt eines einzelnen Steuerberaters und dem Gesellschaftspostfach einer Berufsausübungsgesellschaft.

Bei einem persönlichen beSt gilt weiterhin: Wird lediglich eine einfache Signatur verwendet, muss grundsätzlich derjenige Steuerberater den Schriftsatz selbst über sein Postfach versenden, der ihn auch verantwortet und signiert.

Das Gesellschaftspostfach ist dagegen gerade nicht einer bestimmten natürlichen Person, sondern der Berufsausübungsgesellschaft zugeordnet. Der BFH vergleicht es deshalb mit anderen organisationsbezogenen sicheren Übermittlungswegen, insbesondere dem besonderen elektronischen Behördenpostfach (beBPo) und dem besonderen elektronischen Bürger- und Organisationenpostfach (eBO)(NWB Datenbank).

Die erforderliche Authentizität wird hier auf andere Weise sichergestellt: Zum Versand eines einfach signierten Dokuments dürfen nur entsprechend berechtigte, vertretungsbefugte Berufsträger eingesetzt werden. Der Versand wird zudem durch den Vertrauenswürdigen Herkunftsnachweis dokumentiert. Deshalb ist es nicht erforderlich, dass Signierender und Versender personenidentisch sind (NWB Datenbank).

Vertretungsberechtigung bei beiden Personen

Ein Freibrief für die interne Organisation des Versands ist die Entscheidung allerdings nicht. Sowohl der einfach signierende als auch der versendende Berufsträger müssen die erforderlichen Voraussetzungen erfüllen. Insbesondere muss der Signierende die Berufsausübungsgesellschaft wirksam vertreten können.

Dies war im Ausgangsverfahren noch nicht ausreichend festgestellt. Der BFH hob daher die Entscheidung des FG auf und verwies die Sache zurück. Das Finanzgericht muss nun insbesondere prüfen, ob der Steuerberater, der die Klageschrift signiert hatte, für die Steuerberatungsgesellschaft vertretungsberechtigt war (NWB Datenbank).

Bedeutung für die Praxis

Das Urteil erleichtert die Arbeit größerer Steuerberatungsgesellschaften . Bei Nutzung des Gesellschaftspostfachs können die fachliche Verantwortung für einen Schriftsatz und dessen technische Versendung auf unterschiedliche vertretungsberechtigte Berufsträger verteilt werden.

Für die Praxis bleibt damit vor allem die Unterscheidung wichtig:

• Persönliches beSt: Bei einfacher Signatur grundsätzlich Identität von Signierendem und Versender.
• Gesellschaftspostfach: Keine Personenidentität erforderlich, sofern die handelnden Berufsträger jeweils ordnungsgemäß vertretungs- und versandberechtigt sind.

Bei einer qualifiziert elektronischen Signatur (qeS) stellt sich diese Problematik nicht. Hier genügt bereits die qualifizierte Signatur, der der Unterzeichner verifiziert ist; die Versendung über das beSt erfüllt dann nur die Voraussetzung des sicheren Übermittlungsweges.